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如何高效提升个人及团队的效率

个人思考 Terry 3个月前 (02-15) 130次浏览 已收录 0个评论

1 自我介绍

以前我从事的行业是传统贸易,以线下接触客户为主。去年开始转行做跨境电商,发现这完全和之前的工作是两码事,虽然都叫外贸,但从认知、效率、工作方法上都有了不一样的认识。有段时间我一直在找能够提高效率的工具和方法。如果从成甲的《好好学习》中提到的知识管理维度来划分,以前我是在第一阶段数据管理,现在逐步进入第二阶段信息管理。“工欲善其事必先利其器”,在这个资源高度共享的时代,善于利用工具快速达到目标也是一种能力。这里对自己有帮助的工具做一个分享,也是对上一阶段的总结。

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2 常用软件及用法简介(以下内容不是广告)

2.1 在线协作

作为团队的leader,如果能让团队成员更好的各司其职,无论对公司还是个人都是大有裨益。一款好的在线协作工具可以产生“1+1>2”的效果。基于这个需求,我经常用到的有石墨文档,简道云,Trello,Airtable。

2.1.1 石墨文档

石墨文档的定位相当于Google Word+Google Excel,而且同步速度不错,团队成员在编辑同一个文档时的效率提高了不少,节省了收发文件的时间。另一个常用的功能是可以以链接的形式分享文档或表格,方便创作者管理文档的访问权限,也便于阅读接收。

2.1.2 简道云

每天工作需要接触各种数据、分析数据,那怎样让数据流转起来,让管理者能够方便的看到各种指标,从而快速做出调整?刚开始的时候,还是用石墨文档来进行这项工作。但时间久了后,发现在处理大量数据的时候就有点吃力。这时开始测试另外一个工具,简道云。而它正好可以满足我的各种需求。

目前,我用的较多的功能是团队成员的表单录入,报表分析,当然还有在线协作,实时分享。在简道云可以快速的做一个表单录入的模板,然后共享给团队成员,每个人录入的数据又可以实现简单的在线可视化分析。这样既方便管理者实时掌握各业务人员的销售情况,也可以让销售更了解自己的问题。

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2.1.3 Trello

团队试用过一段就没用了。对我来说,Trello解决的问题是任务的分配。在每个时间节点,可以清楚的列出需要完成的工作。当然,由于服务器在国外,国内同步速度有限。相比于同类产品,就是简洁。个人是用来管理比较复杂的项目,轻度使用。

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2.1.4 Airtable

同样服务器在国外,国内网速慢,有类似的产品。不过,还是喜欢用Airtable。它和石墨文档一样,也可以在线协作,实时分享。而Airtable强大的在于,它更像一个资料库,可以添加图片,附件,也可以进行表格之间的数据联动,适合轻量级的数据处理。

2.2 数据分析

由于工作需要,经常会接触到一些轻量级数据,同时进行分析,做出决策。起初,我就用微软的Excel做了一个又一个的透视表、图表。再到分析的时候,半个小时已经过了。这不是为了表明我做表的速度有多慢,而是在进行复杂的数据分析时,需要更强大的Excel技能。一篇偶然的文章,我了解到了一款知名的数据分析工具Tableau。而也是这个阶段,我对数据可视化分析,商业BI的概念有了初步的了解。

兴趣是最好的老师。刚开始对它感兴趣是因为看到别人的作品有一种高大上的感觉,想要学习。入门不算太难,看完官网的视频并加以练习足矣。当然,深入学习后可以考取相关证书,也有一定的含金量,我只是浅尝辄止。

对我来说,Tableau的便利在于可以随便拖动需要分析的数据,制作可视化图表。Dashboard用于查看相关的数据源。由于我还在初级阶段摸索,使用的是Tableau Desktop。数据也都来自于本地文件。在做成了一个可替换的Dashboard之后,我会定期替换新的数据源进来,而不用重新搭建框架。基于这一点,效率的提升至少十倍。

数据分析是一个很系统的学科,往上游的发展也一定需要几年的理论知识做基础。对我来说,Tableau更像一个数据展示的工具,可以更高效的分析,更快速的做出决策。这是目前在用的两个dashboard(图片已经处理)。我会继续学习,解决更多问题。

2.3 时间管理

2.3.1 奇妙清单和番茄土豆

时间管理是针对个人而言。我是结合两个方法,四象限和番茄工作法。用奇妙清单列出4个清单,分为轻重缓急。再根据具体事件或目标进行细致分类。用番茄土豆执行番茄工作法,保证高效的输出。

2.3.2 ManicTime

ManicTime可以记录在电脑上的使用记录及时间。经过一段时间的统计后,可以把数据导出来分析哪个环节的效率不高。

经过将近4个月的数据跟踪,结合番茄土豆和ManicTime的记录,可以得出以下分析:就个人而言,一周内效率最高的是周四,一天内是上午9:30~11:30,而每天的平均工作时间是11.68小时。可以分析出,这段时间加班时间略长,同时由于效率高的时段在上午,所以下一阶段的调整应把主要精力放在白天,缩减加班时间。有了这个大概的结果就可以相对科学的安排时间,把重要的工作放到效率最高的时段做,便会事半功倍。当然,这里讨论的是大概率事件,不排除小概率事件的发生。根据“大数定律”,统计数据的样本越多,则随机事件的频率近似于它的概率。数据积累越多,越接近自己的真实状态。

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2.4 效率提高

2.4.1 思维导图

个人使用的是两个工具,一个是支持客户端的Xmind,一个是网页版的Presson。Xmind用于多内容的框架梳理,而Presson应用于轻量级的思维梳理。在使用Presson时,如果思路越来越多或有重要想法出现时,我会直接导出Xmind格式,继续在Xmind进行。另外,Xmind同步速度蜗牛,遇到重要记录,我会直接另存到印象笔记,二次备份。

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2.4.2 快捷键

我在使用的有2个软件,PhraseExpress和Keyswap。

PhraseExpress用于文本或者网址的快捷输入,遇到重复性的内容可以一键导出。日积月累,这一简单的动作也会省下不少时间。

Keyswap可以设置快捷键,组合键。在进行大量重复按键时,其用处就会显现出来。我是懒到连“Ctrl+C”,“Ctrl+V”都要用一个按键代替的人。结合其它工具,在特定的场景使用,会有奇效。

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2.4.3 文件查找

就我而言,Listary可以满足日常需要,而且按下两次“Ctrl”就可以直接查找文件或程序,十分方便。

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3 总结

我所用的一些工具,应该大多数人都听过。但如果能把这些工具进行排列组合,就会产生事半功倍的效果。例如,把keyswap和Excel结合,把Excel最常用的几个命令的快捷键找出来,通过keyswap用一个按键代替。积少成多,当快捷键多的、操作多的时候,效率就会成倍的提高。

当然,学习使用工具的目的本应是更高效、完美的达成目标。对于非专业人士,很多工具的学习要点到为止,实用就好。不要一味的为了使用工具而使用工具,继而变成工具的奴隶,本末倒置。

曾经,我也经常会在A和B之间纠结,经过自己不断的对比尝试,最后做出选择。不过,现在我会直接在网上搜索相关测评文章。我们遇到的一部分问题之前一定有人遇到过,而互联网就是最好的答案。很庆幸我经历了互联网的快速发展,感谢这个时代有分享精神的存在,感谢每一个愿意分享的人,我们的进步是站在了巨人的肩膀上。


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